Privacyverklaring Peilaro

Concept, versie 0.5, 10 november 2026. Deze tekst wacht op controle door een jurist en is nog niet definitief. Tekst tussen [haken] moet nog worden ingevuld.

Peilaro helpt organisaties hun ISO-managementsysteem bij te houden: per hoofdstuk van ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001 hoe ze voldoen, met bewijs, bevindingen, risico's en doelstellingen. Daarvoor hebben we persoonsgegevens nodig, en wat een organisatie in Peilaro vastlegt, kan ook persoonsgegevens bevatten. In deze verklaring lees je wat we verzamelen, waarom, met wie we het delen, hoe lang we het bewaren en welke rechten je hebt onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie we zijn

Peilaro is een dienst van Klanderman ICT Advies BV, Pijlkruidstraat 2, 8245 JN Lelystad, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09103680.

Voor de accountgegevens van alle gebruikers, voor de wachtlijst en voor onze eigen administratie zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor wat een organisatie in haar managementsysteem in Peilaro vastlegt, is die organisatie verantwoordelijk en werken wij in haar opdracht (zie paragraaf 10).

Voor vragen over privacy, of om je rechten te gebruiken, mail je naar info@peilaro.nl.

2. Wat we verzamelen

• Account: je naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen onleesbaar gemaakt opgeslagen), je voorkeurstaal, je rol in een organisatie, wanneer je bevestigde dat je 18 jaar of ouder bent en wanneer je voor het laatst inlogde. Zet je tweestapsverificatie aan, dan bewaren we de geheime sleutel van je authenticator-app versleuteld, en van je herstelcodes alleen een onleesbare versie. Log je in met Microsoft of Google, dan bewaren we welk account daar bij je hoort.
• Profiel: als je het invult: je telefoonnummer en adres. Die worden versleuteld opgeslagen. Ook bewaren we of je de wekelijkse samenvatting wilt ontvangen.
• Organisatie: de naam, het KvK- en btw-nummer, het factuuradres (versleuteld) en het e-mailadres voor facturen.
• Managementsysteem: wat je organisatie in Peilaro vastlegt: per eis van een norm hoe jullie voldoen en wie verantwoordelijk is, de verklaring van toepasselijkheid, bewijs en bestanden, controles en hun planning, bevindingen en incidenten, risico's, doelstellingen, kpi's en metingen, en eigen beheersmaatregelen. Ook wat je importeert uit een export van ISOplanner hoort hierbij. Deze teksten en bestanden zijn versleuteld met de sleutel van je organisatie. Ze kunnen persoonsgegevens bevatten, zoals namen van medewerkers in een bevinding of een document.
• Toegang voor auditors: maakt een organisatie een link voor haar auditor, dan bewaren we voor welke norm die is, tot wanneer hij werkt en wanneer hij voor het laatst is gebruikt. Van de link zelf bewaren we alleen een onleesbare versie.
• Uitnodigingen: het e-mailadres van iemand die voor een organisatie is uitgenodigd, met de rol.
• Proefperiode en abonnement: welk abonnement je organisatie probeert of heeft, wanneer de proefperiode eindigt, dat je een proefperiode hebt gebruikt, de betaalstatus en de facturen. Betalingen lopen via Mollie. We bewaren geen kaartnummers of inloggegevens van je bank. Sluit je een abonnement af, dan bewaren we ook welke versie van de algemene voorwaarden je accepteerde en wanneer.
• Herroeping: herroep je als consument een abonnement, dan bewaren we je naam en e-mailadres (versleuteld), het abonnement en het tijdstip.
• Wachtlijst: als je je op de website aanmeldt voor de wachtlijst: je naam, e-mailadres, de naam van je organisatie, welke normen jullie hebben of willen, of je adviseur bent met meerdere klanten, je taal en wanneer je toestemming gaf en bevestigde. Naam en organisatie worden versleuteld opgeslagen.
• Activiteitenlog: in een organisatie houden we bij wie wat heeft gedaan, zoals een lid uitnodigen, een rol wijzigen of het abonnement opzeggen, zodat de organisatie dat kan nagaan. Daarin staan namen, nooit de inhoud van versleutelde gegevens.
• Koppelingen: zet je organisatie een koppeling met Microsoft 365 aan, of stuurt een lid bewijs per e-mail, dan bewaren we wat daarvoor nodig is. Wat dat is, staat in paragraaf 6.
• Chat op de website: stel je een vraag in de chat op de website, dan bewaren we het gesprek, de pagina waarop je het begon en je taal, en van je IP-adres alleen een onleesbare versie die elke dag verandert. Vraag je om contact met een medewerker, dan bewaren we ook je naam, je e-mailadres en je toelichting, versleuteld.
• Technische gegevens: je IP-adres en browsergegevens in de serverlogboeken, om de dienst veilig en werkend te houden.

3. Waarom we het gebruiken, en op welke grondslag

• De dienst leveren: het managementsysteem van je organisatie bewaren en tonen, overzichten per norm en hoofdstuk maken, herinneringen sturen voor controles die eraan komen en bevindingen die over tijd zijn, en service-e-mails sturen, zoals de wekelijkse samenvatting met aantallen. De wekelijkse samenvatting kun je in je profiel uitzetten. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst (AVG artikel 6 lid 1 sub b).
• Leden van een organisatie: je account aanmaken als je bent uitgenodigd, je de juiste toegang geven en je mails sturen over wat aan jou is toegewezen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang en dat van de organisatie om de dienst te leveren die zij heeft afgenomen (artikel 6 lid 1 sub f).
• Proefperiode, alleen-lezen en verwijderen: je laten weten wanneer de proefperiode bijna afloopt, en de eigenaren van een organisatie laten weten wanneer we haar gegevens gaan verwijderen (paragraaf 8). Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b).
• Wachtlijst: je laten weten wanneer je Peilaro kunt gaan gebruiken en je uitnodigen. Welke normen je hebt en of je adviseur bent, gebruiken we om je uitnodiging en de start goed voor te bereiden. Grondslag: jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a), die je geeft met het formulier en bevestigt via de link in onze e-mail. Je kunt je met de link in elke e-mail afmelden.
• Betalingen en administratie: het abonnement innen en onze administratie bewaren. Grondslag: onze overeenkomst en onze wettelijke bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub b en c).
• Beveiliging: logboeken en limieten die de dienst tegen misbruik beschermen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6 lid 1 sub f).
• Koppelingen: de functies leveren die je organisatie zelf aanzet, zoals afspraken in Outlook en bewijs uit SharePoint (paragraaf 6). Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst. Voor de gegevens van het managementsysteem werken we hierbij in opdracht van de organisatie (paragraaf 10).
• Voorbeeldteksten verbeteren, alleen als je organisatie dat aanzet: delen eigenaren of beheerders bevindingen uit audits om de voorbeeldteksten van Peilaro te verbeteren, dan bewaren we per bevinding alleen de norm, het hoofdstuk, de versie van de voorbeeldtekst, het soort bevinding, of de audit intern of extern was, een categorie uit een vaste lijst en de maand, met een vaste code in plaats van de organisatie. Geen vrije tekst, namen of bestanden. We gebruiken een patroon pas als het bij minstens drie organisaties voorkomt, en verwijderen deze gegevens na 24 maanden. Grondslag: de keuze van de organisatie om mee te doen, die ze altijd weer kan uitzetten.
• Chat op de website: je vraag over Peilaro beantwoorden en, als je daarom vraagt, je gesprek doorgeven aan een medewerker die je per e-mail antwoordt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om bezoekers te helpen (artikel 6 lid 1 sub f), en voor het doorgeven je toestemming (artikel 6 lid 1 sub a).

We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame.

4. Geen AI op je gegevens

Peilaro gebruikt geen AI-dienst om de gegevens van je account of het managementsysteem van je organisatie te lezen, samen te vatten of te verwerken. Ook een import uit ISOplanner verwerken we op onze eigen server. Gaan we ooit een AI-dienst gebruiken, dan passen we deze verklaring vooraf aan en laten we het je weten. Alleen de chat op de website gebruikt een taalmodel, voor de vragen die je daar stelt (paragraaf 5).

5. Wie er verder met de gegevens werkt

We werken met een paar dienstverleners. Zij verwerken de gegevens alleen in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst.

• Laravel Cloud (Laravel Holdings Inc.): hosting, database en opslag van bestanden, op servers in de regio EU Central in Frankfurt, Duitsland.
• Onze eigen mailserver (mailcow), bij [hostingpartij en locatie]: het versturen van e-mail en het ontvangen van bewijs per e-mail.
• Anthropic PBC, San Francisco, Verenigde Staten: alleen voor de chat op de website, en alleen als die aanstaat. Je vraag gaat naar het taalmodel van Anthropic, nadat we e-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's en postcodes erin hebben vervangen. Je naam en e-mailadres bij een verzoek om contact gaan er niet heen, en gegevens van je account of je organisatie ook niet.
• Mollie B.V., Amsterdam: betalingen. Voor betaalgegevens is Mollie ook zelf verantwoordelijk, onder een eigen privacyverklaring.

Log je in met Microsoft of Google, dan bevestigt die dienst wie je bent. Microsoft en Google zijn daarvoor zelf verantwoordelijk, onder hun eigen privacyverklaring. Voor de koppelingen met Microsoft 365 die een organisatie zelf aanzet, zie paragraaf 6.

6. Koppelingen die je organisatie aanzet

Eigenaren en beheerders van een organisatie kunnen onder Instellingen, Koppelingen een koppeling aanzetten. Zolang niemand dat doet, wisselt Peilaro met deze diensten geen gegevens uit. Een koppeling werkt met het eigen account van je organisatie bij die dienst: wat Peilaro daarin zet, valt onder de afspraken die je organisatie met die dienst heeft. Voor de gegevens van het managementsysteem werken we hierbij in opdracht van de organisatie (paragraaf 10).

Microsoft 365. Een eigenaar of beheerder meldt zich aan bij Microsoft en geeft Peilaro toestemming om namens dat account te werken, met alleen de rechten die de gekozen functies nodig hebben. We bewaren de naam en het e-mailadres van dat Microsoft-account, welke rechten zijn gegeven en de sleutels (tokens) om namens dat account te werken, versleuteld met de sleutel van je organisatie. Je wachtwoord bij Microsoft zien we nooit. Daarna kan je organisatie deze functies gebruiken:

• Outlook-agenda: elke controle uit de jaarplanning wordt een afspraak in de gekozen agenda, met de naam van de controle, het hoofdstuk, de naam van wie verantwoordelijk is, de datum en een link naar Peilaro. Wij bewaren alleen welke afspraak bij welke controle hoort.
• SharePoint en OneDrive als bewijs: plak je een link naar een document, dan halen we bij Microsoft de naam, het soort bestand, de grootte en wanneer en door wie het voor het laatst is gewijzigd. Elke dag controleren we of de link nog werkt. De link en deze gegevens bewaren we versleuteld. Het document zelf bewaren we niet. Neem je de tekst ervan over in de editor, dan bewaren we die tekst zoals alle andere tekst van het managementsysteem.
• Microsoft Teams: herinneringen over controles die eraan komen of over tijd zijn, en over bevindingen die over tijd zijn, plaatsen we in het gekozen kanaal, met het nummer en de titel van het hoofdstuk, de naam van de controle, de datum en een link naar Peilaro. De tekst van een bevinding zetten we er niet in. De berichten verschijnen op naam van wie Microsoft 365 heeft gekoppeld. We bewaren welk team en kanaal zijn gekozen.
• Microsoft Planner: een bevinding wordt een taak in het gekozen plan, met de titel van de bevinding, de deadline en een link naar Peilaro. Om de taak aan de eigenaar van de bevinding toe te wijzen, zoeken we diens e-mailadres op in Microsoft. Is de taak afgerond, dan sluiten we de bevinding en leggen we dat vast als bewijs. We bewaren welk plan en welke bucket zijn gekozen, en welke taak bij welke bevinding hoort.

Zet je de koppeling uit, dan verwijderen we direct de sleutels. Afspraken, berichten en taken die al in Microsoft 365 staan, blijven daar; die beheert je organisatie zelf in Microsoft 365. Je kunt de toestemming ook bij Microsoft intrekken: voor een werk- of schoolaccount op myapps.microsoft.com, voor een persoonlijk account op account.live.com/consent/Manage. Peilaro kan daarna niet meer namens dat account werken.

Aanmelden met Microsoft Entra ID. Een eigenaar van een organisatie met Business kan de organisatie koppelen aan de Entra-omgeving (tenant) van het bedrijf. We bewaren dan de id, de naam en het domein van die tenant, en bij elk lid dat zich zo aanmeldt bij welke tenant zijn Microsoft-account hoort. Microsoft bevestigt wie iemand is. Zet de eigenaar automatisch toetreden aan, dan maken we een account voor een collega die zich voor het eerst aanmeldt met een account van die tenant, met de naam en het e-mailadres die Microsoft doorgeeft.

Personio. Een eigenaar of beheerder kan Peilaro koppelen aan de Personio-omgeving van de organisatie, met een sleutel die de organisatie daar zelf maakt en die alleen lezen toestaat. Die sleutel bewaren we versleuteld. Per medewerker halen we op: het nummer in Personio, voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres, afdeling, functie, status, datum in en uit dienst, wie de leidinggevende is, en de datums, ja/nee-velden en documentcategorieën die de organisatie aan punten van de in- en uitdiensttreding koppelt. We gebruiken dit alleen om te laten zien dat medewerkers bekwaam en op de hoogte zijn en goed in en uit dienst gaan, en bewaren het versleuteld met de sleutel van de organisatie. Alleen eigenaren, beheerders en leden die medewerkergegevens mogen zien, kunnen deze gegevens bekijken. Staat iemand niet meer in Personio, of zet je de koppeling uit, dan verwijderen we diens gegevens direct. Anders verwijderen we ze 24 maanden na de datum uit dienst, of na de termijn die de organisatie kiest, tussen 12 en 84 maanden.

Bewijs per e-mail. Elke organisatie heeft een eigen adres, zoals bewijs+code@peilaro.nl. Stuurt een lid daar een e-mail heen met het nummer van een hoofdstuk in het onderwerp, dan leggen we de bijlagen vast als bewijs bij dat hoofdstuk, met een notitie wie de e-mail stuurde, wanneer en met welk onderwerp. De bijlagen worden versleuteld opgeslagen, zoals ander bewijs. E-mail van iemand die geen lid is, leggen we niet vast. Deze e-mail komt binnen op onze eigen mailserver.

Wat we via een koppeling ophalen, gebruiken we alleen voor die functie in Peilaro, nooit voor reclame of iets anders. We halen niet meer op dan de functie nodig heeft.

7. Gegevens buiten de Europese Unie

Onze gegevens staan in Frankfurt, maar Laravel is een Amerikaans bedrijf. [Waarborg voor doorgifte naar de Verenigde Staten controleren en vermelden, bijvoorbeeld de certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework op dataprivacyframework.gov.]

Anthropic is een Amerikaans bedrijf en verwerkt de vragen uit de chat op de website in de Verenigde Staten. [Waarborg controleren en vermelden, bijvoorbeeld de certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen in de voorwaarden van Anthropic.]

Waar de gegevens in de Microsoft 365-omgeving van je organisatie staan, spreekt je organisatie af met Microsoft.

8. Hoe lang we het bewaren

• Account en profiel: zolang je een account hebt. Hef je je account op, dan verwijderen we het direct, met de organisaties waarvan je het enige lid bent. Hoor je 30 dagen bij geen enkele organisatie meer, bijvoorbeeld omdat je bent verwijderd als lid, dan heffen we je account op.
• Managementsysteem: zolang de organisatie bestaat en toegang heeft, met een proefperiode, een abonnement of een gratis abonnement van ons. Eindigt die toegang en komt er geen nieuwe, dan wordt de organisatie een jaar alleen-lezen: de leden kunnen alles nog bekijken en exporteren, en met een abonnement gaat de organisatie verder waar ze was. Na dat jaar verwijderen we de organisatie met haar gegevens en bestanden. De eigenaren krijgen daarover 30 dagen en 7 dagen van tevoren een e-mail. Leden die daarna bij geen andere organisatie horen, heffen we na 30 dagen op. Heeft de organisatie facturen, dan houden we alleen haar naam en adres bij die facturen, zolang we de facturen moeten bewaren.
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar, omdat de belastingwet dat vraagt.
• Activiteitenlog: 24 maanden.
• Links voor auditors: tot de link afloopt of wordt verwijderd, en uiterlijk tot de organisatie wordt verwijderd. Een link werkt hoogstens 90 dagen.
• Koppelingen: zolang de koppeling aanstaat. Zet een eigenaar of beheerder de koppeling met Microsoft 365 uit, dan verwijderen we direct de sleutels en wat we bijhouden over de afspraken in de agenda. Gegevens over links naar SharePoint en OneDrive horen bij het bewijs en blijven zolang dat bewijs bestaat. Alles verwijderen we met de organisatie.
• Bewijs per e-mail: het bewijs blijft zolang de organisatie bestaat, net als ander bewijs. De e-mail zelf blijft na verwerking [bewaartermijn vaststellen] in een aparte map op onze mailserver.
• Chat op de website: tot 90 dagen na het laatste bericht, met je naam en e-mailadres als je om contact vroeg. De e-mail waarmee we het gesprek aan een medewerker doorgeven, [bewaartermijn vaststellen].
• Wachtlijst: tot je je afmeldt; dan verwijderen we je aanmelding direct. Bevestig je je aanmelding niet, dan verwijderen we hem na 30 dagen. [Bewaartermijn na de uitnodiging vaststellen.]
• Herroepingen: ook als het account wordt opgeheven, [bewaartermijn vaststellen].
• Serverlogboeken: [bewaartermijn vaststellen].
• Back-ups: [bewaartermijn van back-ups vaststellen].

9. Hoe we het beschermen

Alle verbindingen met Peilaro zijn versleuteld (HTTPS), en de gegevens staan op servers in Frankfurt, Duitsland.

De teksten en bestanden van het managementsysteem, telefoonnummers, adressen en de gegevens van de wachtlijst worden versleuteld opgeslagen met een sleutel die alleen bij die organisatie of die persoon hoort. Die sleutel is zelf weer vergrendeld met een hoofdsleutel die los van de database wordt bewaard. Wie een kopie van de database of de bestandsopslag in handen krijgt, kan deze gegevens daardoor niet lezen. Codes, statussen en datums slaan we leesbaar op, zodat we overzichten kunnen maken. Namen en e-mailadressen van gebruikers zijn niet op deze manier versleuteld, omdat ze nodig zijn om in te loggen en mails te sturen.

Binnen een organisatie ziet elk lid alleen wat zijn rol toestaat. Medewerkers van Peilaro zien aantallen, niet de inhoud van een managementsysteem.

10. Organisaties en hun leden

Gebruikt een organisatie Peilaro, dan kan wat zij vastlegt persoonsgegevens bevatten van medewerkers of andere mensen. Voor die gegevens is de organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en werken wij in haar opdracht. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst op peilaro.nl/verwerkersovereenkomst. Voor de logingegevens, het abonnement en de facturen blijven wij verantwoordelijk, zoals in deze verklaring staat.

Ben je lid van een organisatie, bijvoorbeeld omdat je werkgever je heeft uitgenodigd, dan kan de organisatie zien wat je in Peilaro doet. Voor vragen over de gegevens in die organisatie kun je het beste eerst bij de organisatie terecht.

Een auditor die een link van de organisatie gebruikt, ziet zonder account een overzicht van één norm. Wij bewaren daarbij geen gegevens over de auditor, alleen wanneer de link voor het laatst is gebruikt.

11. Cookies

Peilaro gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en meet geen bezoeken. In onze cookieverklaring lees je precies wat we gebruiken.

12. Je rechten

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die we over je hebben in te zien, ze te laten verbeteren of verwijderen, het gebruik ervan te beperken, ze in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen, en bezwaar te maken tegen het gebruik. Gebruiken we je gegevens op basis van toestemming, dan kun je die altijd intrekken.

Je gegevens downloaden en je account opheffen kun je zelf, onder Algemeen in het menu onder je naam. Eigenaren en beheerders downloaden daar ook het managementsysteem van hun organisatie met de bestanden. Voor al het andere mail je naar info@peilaro.nl. Gaat je verzoek over gegevens in een organisatie, dan sturen we het door aan die organisatie. We antwoorden binnen een maand, en kunnen je eerst vragen te bevestigen wie je bent.

13. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze verklaring aanpassen als Peilaro verandert. Elke versie heeft een eigen nummer en datum. Is een wijziging belangrijk voor jou, dan laten we het je vooraf per e-mail weten.