Verwerkersovereenkomst Peilaro

Concept, versie 0.2, 10 november 2026. Deze tekst wacht op controle door een jurist en is nog niet definitief. Tekst tussen [haken] moet nog worden ingevuld. Voor zakelijke klanten, ook tijdens de proefperiode.

Partijen

• De klant: de organisatie die een zakelijke organisatie heeft in Peilaro, zoals vermeld in Peilaro ("Verwerkingsverantwoordelijke").
• Peilaro: Klanderman ICT Advies BV, handelend onder de naam Peilaro, Pijlkruidstraat 2, 8245 JN Lelystad, KvK-nummer 09103680 ("Verwerker").

Artikel 1. Waar deze overeenkomst over gaat

1.1 De klant gebruikt Peilaro om zijn ISO-managementsysteem bij te houden: per norm en hoofdstuk hoe hij voldoet, met bewijs, controles, bevindingen, risico's, doelstellingen en kpi's, en om zijn auditor te laten meekijken. Wat de klant in Peilaro vastlegt, kan persoonsgegevens bevatten. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Peilaro verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG.

1.2 Bijlage 1 beschrijft welke gegevens het zijn, van wie, en wat Peilaro ermee doet.

1.3 Voor de logingegevens van leden, het abonnement en de facturen is Peilaro zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de privacyverklaring van Peilaro.

Artikel 2. Instructies

2.1 Peilaro verwerkt de persoonsgegevens alleen in opdracht van de klant, zoals beschreven in de algemene voorwaarden, deze overeenkomst en de instellingen en handelingen die de klant en zijn leden in de app kiezen. Het maken van een link voor een auditor door de klant geldt als instructie om de auditor met die link het overzicht van die norm te tonen. Het aanzetten van een koppeling door een eigenaar of beheerder, en het kiezen van een agenda, kanaal of plan daarbij, geldt als instructie om de gegevens die in bijlage 1 bij die koppeling staan met die dienst van de klant uit te wisselen. Zet een eigenaar of beheerder het delen van bevindingen voor betere voorbeeldteksten aan, dan geldt dat als instructie om per bevinding de gegevens uit bijlage 1 bij die functie te bewaren en te gebruiken om de voorbeeldteksten van Peilaro te verbeteren. Dat geldt ook voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte zoals in bijlage 1 staat.

2.2 Moet Peilaro gegevens verwerken omdat de wet dat verplicht, dan laat het de klant dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.

2.3 Vindt Peilaro dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laat het de klant dat meteen weten.

2.4 De klant bepaalt welke leden toegang hebben en met welke rol, met wie hij een link voor een auditor deelt, en zorgt dat zij de gegevens alleen gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn.

Artikel 3. Geheimhouding

3.1 Peilaro houdt de persoonsgegevens geheim. Alleen mensen die ze voor hun taak nodig hebben kunnen ze inzien, en zij hebben een geheimhoudingsplicht.

Artikel 4. Beveiliging

4.1 Peilaro neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 van de AVG. Bijlage 2 beschrijft deze maatregelen.

4.2 Peilaro mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.

Artikel 5. Subverwerkers

5.1 De klant geeft Peilaro toestemming de subverwerkers in bijlage 1 in te schakelen.

5.2 Wil Peilaro een nieuwe subverwerker inschakelen of er een vervangen, dan laat het de klant dat minstens 30 dagen van tevoren per e-mail weten. De klant kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de klant het abonnement opzeggen met terugbetaling van het deel dat hij niet meer gebruikt.

5.3 Peilaro legt elke subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan, en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor de subverwerker.

Artikel 6. Auditors, adviseurs en diensten van de klant

6.1 Een auditor die een link van de klant gebruikt, of een adviseur die de klant als lid uitnodigt, krijgt toegang in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de klant. Zij zijn geen subverwerkers van Peilaro. Eventuele afspraken over gegevensbescherming tussen de klant en hen maken zij zelf.

6.2 Koppelt de klant Peilaro aan een eigen dienst, zoals Microsoft 365, dan werkt Peilaro met het account en de toestemming die de klant daarvoor geeft. De aanbieder van die dienst verwerkt de gegevens onder de overeenkomst tussen de klant en die aanbieder, en is geen subverwerker van Peilaro. Peilaro is verantwoordelijk voor wat het naar die dienst stuurt en daar ophaalt, haalt niet meer op dan de functie nodig heeft, en gebruikt het alleen voor die functie.

6.3 Zet de klant een koppeling uit, dan verwijdert Peilaro direct de sleutels van die koppeling. Wat Peilaro al in de dienst van de klant zette, zoals afspraken, berichten en taken, beheert de klant daar zelf.

Artikel 7. Hulp aan de klant

7.1 Peilaro helpt de klant om verzoeken te beantwoorden van mensen die hun rechten onder de AVG gebruiken, zoals inzage of verwijdering. Veel daarvan kan de klant zelf in de app doen. Krijgt Peilaro zo'n verzoek rechtstreeks, dan stuurt het dit door aan de klant.

7.2 Peilaro helpt de klant ook, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 8. Datalekken

8.1 Ontdekt Peilaro een inbreuk op de beveiliging die gevolgen heeft voor persoonsgegevens van de klant, dan laat het de eigenaren van de organisatie dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 36 uur weten.

8.2 Peilaro geeft daarbij wat het weet over de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en mensen, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die zijn of worden genomen, en vult dat aan zodra het meer weet.

8.3 De klant beslist of de inbreuk moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens of aan de betrokken mensen. Peilaro meldt niets namens de klant zonder diens toestemming, tenzij de wet dat verplicht.

Artikel 9. Controle

9.1 Peilaro geeft de klant op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat het zich aan deze overeenkomst houdt.

9.2 De klant mag eens per jaar, of na een datalek, op eigen kosten een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met een geheimhoudingsplicht. De klant kondigt dit minstens 30 dagen van tevoren aan. De audit mag de dienst voor andere klanten niet verstoren.

Artikel 10. Einde van de overeenkomst

10.1 Deze overeenkomst loopt zolang Peilaro persoonsgegevens voor de klant verwerkt.

10.2 De klant kan zijn gegevens altijd exporteren. Heft het laatste lid zijn account op, dan verwijdert Peilaro de organisatie met haar gegevens en bestanden direct, tenzij de wet bewaren verplicht. Kopieën in back-ups worden verwijderd binnen [termijn]. Peilaro bevestigt de verwijdering op verzoek.

10.3 Eindigt de proefperiode of het abonnement en kiest de klant geen nieuw abonnement, dan wordt de organisatie een jaar alleen-lezen, zodat de klant zijn gegevens kan bekijken en exporteren en met een abonnement verder kan. Deze overeenkomst loopt in die tijd door. Na dat jaar verwijdert Peilaro de organisatie met haar gegevens en bestanden. De eigenaren krijgen daarover 30 dagen en 7 dagen van tevoren een e-mail. Heeft de organisatie facturen, dan bewaart Peilaro alleen haar naam en adres bij die facturen, als eigen administratie.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

11.1 Voor de aansprakelijkheid van partijen geldt wat in de algemene voorwaarden staat, met inachtneming van artikel 82 van de AVG.

Artikel 12. Overige afspraken

12.1 Gaan deze overeenkomst en de algemene voorwaarden over hetzelfde onderwerp en spreken ze elkaar tegen, dan geldt deze overeenkomst.

12.2 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland.

Akkoord

[Vastleggen hoe de klant deze overeenkomst accepteert, bijvoorbeeld door de eigenaar of een beheerder in de app, met de versie en de datum.]

---

Bijlage 1. Beschrijving van de verwerking

Onderwerp	Beschrijving
Betrokkenen	Medewerkers van de klant, leden van de organisatie, en andere mensen die in het managementsysteem van de klant voorkomen, zoals contactpersonen van leveranciers of betrokkenen bij een incident.
Soorten gegevens	Namen van leden en wie waarvoor verantwoordelijk is; de teksten die de klant vastlegt bij eisen, bewijs, bevindingen en incidenten, risico's, doelstellingen, kpi's en beheersmaatregelen; geüploade bestanden als bewijs; bewijs dat leden per e-mail sturen; wat de klant importeert uit ISOplanner; bij koppelingen de gegevens uit de tabel "Diensten die de klant zelf koppelt" hieronder; wie wat heeft gedaan in het activiteitenlog. Peilaro vraagt de klant geen burgerservicenummers of bijzondere persoonsgegevens vast te leggen.
Wat Peilaro doet	Opslaan, tonen, overzichten maken per norm en hoofdstuk, herinneringen sturen voor controles en bevindingen, de wekelijkse samenvatting met aantallen sturen, importeren uit ISOplanner, het overzicht van een norm tonen aan een auditor met een link van de klant, exporteren op verzoek van de klant, een activiteitenlog bijhouden, bewijs per e-mail ontvangen, en gegevens uitwisselen met de diensten die de klant zelf koppelt. Peilaro gebruikt geen AI-dienst voor deze gegevens. Als de klant dat aanzet: per bevinding de norm, het hoofdstuk, de versie van de voorbeeldtekst, het soort bevinding, intern of extern, een categorie uit een vaste lijst en de maand bewaren, met een vaste code in plaats van de klant, om voorbeeldteksten te verbeteren; zonder vrije tekst, namen of bestanden, alleen gebruikt bij patronen van minstens drie organisaties, en verwijderd na 24 maanden.
Duur	Zolang de organisatie bestaat, inclusief het jaar alleen-lezen uit artikel 10.3.
Waar	In de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland), met mogelijke toegang vanuit de Verenigde Staten door Laravel, zoals hieronder. Gegevens die Peilaro naar een gekoppelde dienst van de klant stuurt, staan waar de klant dat met die dienst heeft afgesproken.

Subverwerkers

Subverwerker	Taak	Locatie en waarborg
Laravel Holdings Inc. (Laravel Cloud)	Hosting, database en bestandsopslag	Servers in de regio EU Central, Frankfurt, Duitsland. Amerikaans bedrijf. [Waarborg voor doorgifte controleren en vermelden, bijvoorbeeld de certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework.]
Eigen mailserver van Peilaro (mailcow), bij [hostingpartij]	Het versturen van e-mail, zoals herinneringen, de wekelijkse samenvatting en uitnodigingen, en het ontvangen van bewijs per e-mail	[Locatie en waarborg]

Mollie B.V. verwerkt alleen gegevens over de betaling van het abonnement, en doet dat als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Mollie is daarom geen subverwerker.

Diensten die de klant zelf koppelt

Deze diensten zijn geen subverwerkers van Peilaro (artikel 6.2). Ze staan hier zodat de klant weet wat Peilaro met elke koppeling uitwisselt. Een koppeling staat uit tot een eigenaar of beheerder van de klant hem aanzet.

Koppeling	Wat Peilaro ophaalt of stuurt	Wat Peilaro bewaart
Microsoft 365 (de verbinding zelf)	Aanmelden bij Microsoft namens een eigenaar of beheerder, met alleen de rechten die de gekozen functies nodig hebben	Naam en e-mailadres van dat Microsoft-account, de gegeven rechten en de sleutels (tokens), versleuteld
Outlook-agenda	Per controle van de jaarplanning een afspraak: naam van de controle, hoofdstuk, naam van wie verantwoordelijk is, datum en een link naar Peilaro	Welke afspraak bij welke controle hoort
SharePoint en OneDrive	Van een gelinkt document: naam, soort, grootte, wanneer en door wie het laatst gewijzigd, en of de link nog werkt	De link en deze gegevens, versleuteld; niet het document zelf
Microsoft Teams	Een herinnering in het gekozen kanaal: hoofdstuk, naam van de controle, datum en een link; nooit de tekst van een bevinding	Het gekozen team en kanaal
Microsoft Planner	Per bevinding een taak: titel, deadline en een link; de eigenaar opgezocht op e-mailadres en toegewezen; terug: of de taak is afgerond	Het gekozen plan en de bucket, en welke taak bij welke bevinding hoort
Microsoft Entra ID (aanmelden)	Microsoft bevestigt wie een lid is; bij automatisch toetreden naam en e-mailadres van een nieuwe collega	Id, naam en domein van de tenant, en bij welke tenant het Microsoft-account van een lid hoort
Personio	Leest alleen: per medewerker het nummer in Personio, naam, zakelijk e-mailadres, afdeling, functie, status, datum in en uit dienst, leidinggevende, en de velden en documentdatums die de klant aan punten van de in- en uitdiensttreding koppelt	Deze gegevens en de sleutel, versleuteld; zichtbaar voor eigenaren, beheerders en leden die medewerkergegevens mogen zien; verwijderd 24 maanden na uit dienst (instelbaar van 12 tot 84 maanden), en direct bij ontkoppelen of als iemand niet meer in Personio staat

Bijlage 2. Beveiligingsmaatregelen

• Versleuteling onderweg: alle verbindingen met Peilaro lopen via TLS (HTTPS).
• Versleuteling in opslag: de teksten en bestanden van het managementsysteem worden versleuteld met een sleutel per organisatie. Die sleutels zijn vergrendeld met een hoofdsleutel die los van de database wordt bewaard. Codes, statussen en datums blijven leesbaar voor de overzichten.
• Toegang voor leden: elk lid heeft een eigen login. Wachtwoorden worden alleen onleesbaar gemaakt opgeslagen. Tweestapsverificatie is beschikbaar en kan door de eigenaar van de organisatie verplicht worden gemaakt. Rollen bepalen wat een lid mag.
• Toegang voor auditors: een link voor een auditor geldt voor één norm, werkt hoogstens 90 dagen en kan altijd worden ingetrokken. Peilaro bewaart van de link alleen een onleesbare versie.
• Toegang voor Peilaro: beheerders van Peilaro gebruiken verplicht tweestapsverificatie en zien aantallen, niet de inhoud van een managementsysteem. Elke handeling van een beheerder wordt vastgelegd.
• Geen AI: de gegevens van de klant gaan niet naar een AI-dienst.
• Koppelingen: alleen eigenaren en beheerders zetten een koppeling aan of uit. Sleutels van een koppeling worden versleuteld met de sleutel van de organisatie, automatisch vernieuwd, en direct verwijderd als de koppeling uitgaat. Peilaro vraagt alleen de rechten die een functie nodig heeft. Verloopt een koppeling, dan krijgen de eigenaren en beheerders een e-mail.
• Bewijs per e-mail: Peilaro legt alleen e-mail vast van leden van de organisatie, aan het adres van die organisatie. Bijlagen worden versleuteld opgeslagen zoals ander bewijs.
• Activiteitenlog: belangrijke handelingen in de organisatie, zoals leden uitnodigen, rollen wijzigen en het abonnement opzeggen, worden vastgelegd en zijn voor eigenaren en beheerders zichtbaar.
• Logboeken: de servers houden logboeken bij om misbruik te herkennen. [Bewaartermijn vaststellen.]
• Back-ups: [frequentie, versleuteling, locatie en bewaartermijn vaststellen].
• Ontwikkeling: wijzigingen in de software worden getest voordat ze live gaan. Er worden geen echte klantgegevens gebruikt om te testen.
• Monitoring: de beschikbaarheid van de dienst wordt continu gecontroleerd. [Adres van de statuspagina.]
• Incidenten: [werkwijze voor het melden en afhandelen van datalekken vastleggen].