Bewijs per mail insturen

Je organisatie heeft een eigen mailadres voor bewijs, zoals bewijs+k7m2q9xd@peilaro.nl. Je vindt het op de pagina Bewijs, met een knop om het te kopiëren. Elk lid kan het gebruiken. Stuur bijvoorbeeld het verslag van een interne audit door, of een ondertekende lijst uit je scanner.

Zet het eisnummer in het onderwerp, zoals "7.2" of "Bewijs 7.2 interne audit". Werkt je organisatie met meer normen en heeft een nummer in die normen een andere betekenis, zet dan de norm erbij: "ISO 27001 A.5.1", "27001 A.5.1" of "9001 8.5.1". Een eis die de normen delen, zoals 7.2 Competentie, vul je één keer in en hij geldt voor elke norm.

Elke bijlage wordt een apart bewijsstuk bij die eis, met de datum waarop de mail binnenkwam en een notitie met het onderwerp en de afzender. Zonder bijlagen leggen we één bewijsstuk vast met alleen die notitie. We nemen PDF, Word (docx), Excel (xlsx), PNG, JPG en bijgevoegde mails (eml) aan, tot 20 MB per bestand. Andere bestanden en afbeeldingen in de tekst van de mail slaan we over.

Stuur de mail vanaf het adres waarmee je inlogt. Binnen een paar minuten krijg je antwoord: waar het bewijs staat, of waarom het niet is gelukt, zoals een onbekend eisnummer. Een organisatie die alleen-lezen is, kan geen bewijs per mail ontvangen.

Eigenaren en beheerders kunnen een nieuw adres maken, bijvoorbeeld als het oude adres te ver is rondgestuurd. Het oude adres werkt dan niet meer. Bijlagen worden versleuteld opgeslagen in de Europese Unie, net als bewijs dat je in de app toevoegt.