Algemene voorwaarden Peilaro

Concept, versie 0.5, 10 november 2026. Deze tekst wacht op controle door een jurist en is nog niet definitief. Tekst tussen [haken] moet nog worden ingevuld.

Deze voorwaarden gelden als je de website van Peilaro bezoekt, een account aanmaakt of een abonnement afsluit. We hebben ze zo geschreven dat ze te lezen zijn. Hoofdstuk A geldt voor iedereen. Hoofdstuk B bevat extra afspraken voor bedrijven en organisaties. Geeft de wet je als consument meer rechten dan deze voorwaarden, dan geldt de wet.

Hoofdstuk A. Voor alle klanten

Artikel 1. Wie we zijn

1.1 Peilaro is een dienst van Klanderman ICT Advies BV, Pijlkruidstraat 2, 8245 JN Lelystad, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09103680, btw-nummer NL811004120B01 ("Peilaro", "wij").

1.2 Je bereikt ons via info@peilaro.nl. We antwoorden op werkdagen, meestal binnen twee werkdagen.

Artikel 2. Begrippen

• Organisatie: de omgeving in Peilaro waarin een managementsysteem wordt bijgehouden. Een organisatie is een bedrijf met leden, of de persoonlijke organisatie van één persoon.
• Lid: iemand die met een eigen login toegang heeft tot een organisatie, als eigenaar, beheerder of lid.
• Consument: een klant die Peilaro gebruikt voor zichzelf, niet voor een bedrijf of beroep.
• Zakelijke klant: een bedrijf, zelfstandige, vereniging, stichting of andere organisatie die Peilaro gebruikt voor haar werk.
• Norm: ISO 9001, ISO 14001 of ISO 27001.
• Managementsysteem: wat een organisatie in Peilaro vastlegt over hoe ze aan een norm voldoet: verklaringen per eis, de verklaring van toepasselijkheid, bewijs, bevindingen, risico's, doelstellingen, kpi's en eigen beheersmaatregelen.
• Proefperiode: de eerste 30 dagen van een nieuwe organisatie, waarin je Peilaro gratis en zonder betaalgegevens gebruikt (artikel 9).
• Alleen-lezen: de periode van een jaar nadat de toegang van een organisatie is geëindigd, waarin de leden alles nog kunnen bekijken en exporteren (artikel 10).

Artikel 3. Wanneer deze voorwaarden gelden

3.1 Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de website en de dienst, en voor elke overeenkomst tussen jou en Peilaro, ook tijdens de proefperiode.

3.2 Voor zakelijke klanten gelden daarnaast hoofdstuk B en de verwerkersovereenkomst Peilaro, die deel uitmaakt van deze voorwaarden. Algemene voorwaarden van een zakelijke klant zijn niet van toepassing.

3.3 De overeenkomst komt tot stand als je een account aanmaakt. Een nieuwe organisatie begint met een proefperiode (artikel 9). Een betaald abonnement begint zodra de eerste betaling is goedgekeurd. Bij het afsluiten van een abonnement accepteer je deze voorwaarden; we bewaren welke versie en wanneer.

3.4 Je kunt deze voorwaarden altijd bekijken, downloaden en opslaan op de website. We sturen ze ook als pdf mee in de bevestiging van je abonnement.

Artikel 4. Wat Peilaro doet

4.1 Met Peilaro houd je per norm en per hoofdstuk bij hoe je organisatie voldoet. Een eis die in meer normen terugkomt, beschrijf je één keer. Je legt bewijs vast en plant controles in een jaarplanning, met herinneringen als iets eraan komt. Je houdt bevindingen, risico's, doelstellingen en kpi's bij, en voor ISO 27001 de verklaring van toepasselijkheid. Je kunt een export uit ISOplanner importeren.

4.2 Afhankelijk van je abonnement kun je een overzicht per norm maken voor je audit en je auditor met een eigen link laten meekijken. Welke functies, hoeveel normen en hoeveel leden bij welk abonnement horen, staat op de prijspagina van de website.

4.3 Leden die dat niet hebben uitgezet, krijgen elke week een samenvatting met aantallen per e-mail.

4.4 Je organisatie kan Peilaro koppelen aan haar eigen Microsoft 365: voor afspraken in de Outlook-agenda, documenten uit SharePoint en OneDrive als bewijs, herinneringen in Teams, taken in Planner en, met Business, aanmelden met Microsoft Entra ID. Ook kan ze Peilaro koppelen aan Personio, voor de in- en uitdiensttreding van medewerkers. Leden kunnen bewijs per e-mail sturen. Een koppeling staat uit tot een eigenaar of beheerder hem aanzet, en kan altijd weer uit.

4.5 Voor een koppeling heeft je organisatie een eigen account en de nodige licenties bij die dienst. Daarvoor gelden de voorwaarden van die dienst. Wat Peilaro daarin zet, zoals afspraken, berichten en taken, beheert je organisatie daar zelf, ook nadat de koppeling uitgaat.

Artikel 5. Wat Peilaro niet doet

5.1 Peilaro is een hulpmiddel om je managementsysteem bij te houden. Het is geen certificering en geen garantie dat je organisatie een audit doorstaat. Dat beoordeelt de certificerende instelling.

5.2 De overzichten en percentages in Peilaro zijn gebaseerd op wat je organisatie zelf vastlegt. Peilaro controleert niet of dat klopt of voldoende is.

5.3 Peilaro bevat de teksten van de normen niet, alleen de nummers en titels van de hoofdstukken en eisen. Houd je eigen exemplaar van de norm bij de hand.

5.4 Peilaro geeft geen juridisch advies of advies over certificering. Een uitleg of voorbeeld in de app of het helpcentrum is informatie, geen advies over jouw situatie.

Artikel 6. Je account en leden

6.1 Je moet minstens 18 jaar zijn om een account aan te maken of lid te worden.

6.2 Geef juiste gegevens op en houd ze actueel.

6.3 Elk lid heeft een eigen login en houdt zijn wachtwoord voor zichzelf. We raden aan tweestapsverificatie aan te zetten. De eigenaar van een organisatie kan dat voor alle leden verplicht maken. Je bent verantwoordelijk voor wat er in je account gebeurt, tenzij iemand anders is binnengekomen zonder dat jij daar iets aan kon doen.

6.4 Een organisatie heeft altijd minstens één eigenaar. De eigenaar regelt het abonnement en de betaling. Eigenaren en beheerders nodigen leden uit en verwijderen ze. Wat elke rol mag, staat in de app.

Artikel 7. Abonnementen en prijzen

7.1 Peilaro kent de abonnementen Solo, Team en Business. Je betaalt een vaste prijs per organisatie, niet per lid. Op de prijspagina van de website staat per abonnement wat het kost, hoeveel normen en leden erbij horen en welke functies het heeft.

7.2 Je ziet de prijs voordat je je abonneert. De prijzen op de website zijn exclusief btw; de btw komt erbij op de factuur.

7.3 Je kiest of je per maand of per jaar betaalt. Een jaar kost evenveel als tien maanden.

7.4 Je betaalt aan het begin van elke periode via Mollie. De eerste betaling doe je met iDEAL. Daarmee geef je Mollie een machtiging om de volgende bedragen automatisch af te schrijven. Betalen op factuur is niet mogelijk.

7.5 Een overstap naar een groter abonnement gaat direct in. Je betaalt dan eenmalig het verschil voor de rest van de lopende periode. Een overstap naar een kleiner abonnement gaat in op je volgende factuurdatum. Past je organisatie dan niet meer binnen het kleinere abonnement, bijvoorbeeld door het aantal normen of leden, dan blijft alles zichtbaar, maar kun je niets toevoegen dat boven de grens komt.

7.6 Een prijsverhoging laten we je minstens 30 dagen van tevoren per e-mail weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat. Voor een jaarabonnement geldt een nieuwe prijs pas vanaf de volgende jaarperiode.

7.7 Mislukt een betaling, dan laten we het je weten. [Vastleggen wat er gebeurt als een betaling mislukt en niet wordt aangevuld.]

7.8 Vanaf de publieke start op 1 april 2027 geldt een introductieaanbod: de eerste 50 organisaties die een abonnement afsluiten, krijgen 25% korting op hun eerste jaar. Op de website staat hoeveel plekken er nog zijn. Is het aanbod vol, dan geldt het niet meer. Elke organisatie krijgt de korting één keer.

Artikel 8. Leden en normen binnen je abonnement

8.1 Kom je aan de grens van je abonnement, dan kun je geen nieuwe leden of normen meer toevoegen. Wat je al hebt, blijft zichtbaar en werkt door. Zet je een norm uit, dan blijft alles wat je erbij hebt vastgelegd bewaard.

8.2 Wil je meer normen gebruiken dan bij je abonnement horen (Solo 1, Team 3, Business alle), dan kun je per extra norm een uitbreiding aanzetten. De prijs van een uitbreiding staat op de prijspagina van de website; nu is dat 25 euro per maand of 250 euro per jaar, exclusief btw.

8.3 Voordat je een uitbreiding aanzet, zie je het bedrag en bevestig je het.

8.4 Een uitbreiding betaal je vanaf je volgende betaling, als eigen regel op de factuur. Voor een deel van een periode rekenen we niets.

8.5 Zet je een norm met een uitbreiding uit, dan stopt de uitbreiding vanaf je volgende betaling. Wat je bij die norm hebt vastgelegd, blijft bewaard.

Artikel 9. De proefperiode

9.1 Een nieuwe organisatie krijgt een proefperiode van 30 dagen met de functies en grenzen van het Team-abonnement. Tijdens de proefperiode kun je een ander abonnement proberen; de proefperiode loopt dan door en wordt niet langer. Je hoeft geen betaalgegevens op te geven.

9.2 Elke persoon krijgt één proefperiode. Start je later nog een organisatie, dan krijgt die geen proefperiode en kun je er pas in werken als je een abonnement kiest.

9.3 De proefperiode stopt vanzelf aan het einde van de laatste dag. Hij gaat niet vanzelf over in een betaald abonnement en kost je niets. Je kunt op elk moment een abonnement kiezen. Een week en een dag voor het einde sturen we de eigenaren een e-mail.

9.4 Kies je na de proefperiode geen abonnement, dan wordt je organisatie alleen-lezen, zoals artikel 10 beschrijft.

9.5 Tijdens de proefperiode en zolang je organisatie alleen-lezen is, geldt een lagere grens voor onze aansprakelijkheid (artikel 15.4).

Artikel 10. Alleen-lezen en verwijderen

10.1 Eindigt de proefperiode, een abonnement of een gratis abonnement dat je van ons kreeg, en loopt er geen ander, dan wordt de organisatie alleen-lezen. De leden kunnen alles nog bekijken en exporteren, maar niets toevoegen of wijzigen.

10.2 De organisatie blijft een jaar alleen-lezen. Kies je in dat jaar een abonnement, dan ga je verder waar je was.

10.3 Na dat jaar verwijderen we de organisatie met haar managementsysteem en bestanden. De eigenaren krijgen daarover 30 dagen en 7 dagen van tevoren een e-mail. Leden die daarna bij geen andere organisatie horen, heffen we na 30 dagen op. Heeft de organisatie facturen, dan bewaren we alleen haar naam en adres bij die facturen, zolang de wet ons verplicht de facturen te bewaren.

10.4 Wil je dat we de gegevens eerder verwijderen, dan kun je je account opheffen als je het enige lid bent, of het ons vragen via info@peilaro.nl.

Artikel 11. Looptijd, verlenging en opzeggen

11.1 Een maandabonnement loopt per maand en verlengt steeds met een maand, tot je opzegt.

11.2 Een jaarabonnement loopt per jaar. We sturen je minstens 30 dagen voor het einde van het jaar een e-mail dat het abonnement gaat verlengen. Zeg je niet op, dan loopt het daarna door.

11.3 Ben je consument en is je jaarabonnement verlengd, dan kun je daarna op elk moment opzeggen met een opzegtermijn van één maand. We betalen dan het deel terug dat je al hebt betaald maar na die maand niet meer gebruikt. Is dat meer dan € 150, dan betalen we het na een controle terug, binnen een paar werkdagen. Voor zakelijke klanten geldt artikel 18.2.

11.4 De eigenaar zegt op in de app, onder Abonnement. Opzeggen kan ook per e-mail aan info@peilaro.nl. We bevestigen je opzegging per e-mail.

11.5 Na opzegging houd je toegang tot het einde van de periode die je hebt betaald, of tot het einde van de opzegtermijn uit 11.3. Daarna wordt de organisatie alleen-lezen, zoals artikel 10 beschrijft.

11.6 Je kunt je gegevens altijd exporteren, ook nadat je hebt opgezegd, zolang de organisatie bestaat.

Artikel 12. Herroepingsrecht voor consumenten

12.1 Als consument mag je een betaald abonnement binnen 14 dagen nadat je het afsloot zonder opgave van reden ontbinden. Dat kan met de knop "Overeenkomst hier ontbinden", die je in die 14 dagen in de app ziet (artikel 6:230oa BW). We sturen je direct per e-mail een ontvangstbevestiging. Je kunt ook ontbinden per e-mail aan info@peilaro.nl, of met het modelformulier in de bijlage.

12.2 Als je je abonneert, vraag je ons uitdrukkelijk om meteen te beginnen. Herroep je binnen de 14 dagen, dan betaal je alleen voor de dagen waarop je het abonnement kon gebruiken. De rest betalen we binnen 14 dagen na je bericht terug, op de manier waarop je hebt betaald.

Artikel 13. Eerlijk gebruik

13.1 Leg alleen gegevens en bestanden vast die van je organisatie zijn, of die je mag delen. Staan er gegevens van anderen in, zoals collega's, zorg dan dat je die mag vastleggen.

13.2 Deel een link voor je auditor alleen met de auditor voor wie hij bedoeld is. Wie de link heeft, ziet het overzicht van die norm zolang de link werkt. Je kunt hem altijd intrekken.

13.3 Het volgende is niet toegestaan:

• Peilaro gebruiken voor iets wat in strijd is met de wet.
• Bestanden uploaden die virussen of andere schadelijke code bevatten.
• In bulk gegevens van de site overnemen met scripts of bots.
• Proberen de beveiliging of limieten van de dienst te omzeilen, of in een organisatie te komen waar je geen toegang toe hebt.

13.4 Houd je je niet aan deze regels, dan kunnen we je account of een lid blokkeren of sluiten. We vertellen je waarom, tenzij de wet dat verbiedt, en geven je zo mogelijk eerst de kans het op te lossen.

Artikel 14. Je gegevens en onze software

14.1 Je gegevens en bestanden blijven van jou of je organisatie. Je geeft ons toestemming ze op te slaan en te verwerken om de dienst te leveren, zoals beschreven in de privacyverklaring en, voor zakelijke klanten, de verwerkersovereenkomst. Dat geldt ook voor wat Peilaro uitwisselt met de diensten die je organisatie koppelt.

14.2 De software, teksten, vormgeving en het merk Peilaro zijn van ons. Je mag ze gebruiken zolang je een account hebt, voor het doel waarvoor ze bedoeld zijn.

14.3 Geef je ons suggesties of feedback over Peilaro, dan mogen we die gebruiken om de dienst te verbeteren, zonder dat we je daarvoor iets verschuldigd zijn.

Artikel 15. Beschikbaarheid en aansprakelijkheid

15.1 We streven ernaar Peilaro altijd beschikbaar te houden, maar kunnen niet beloven dat het nooit onderbroken wordt, bijvoorbeeld bij onderhoud of een storing bij een van onze dienstverleners. Gepland onderhoud doen we zo veel mogelijk buiten kantoortijden. We mogen Peilaro verbeteren en veranderen. Haalt een wijziging een belangrijke functie weg waarvoor je betaalt, dan laten we het je vooraf weten en kun je opzeggen met terugbetaling van het deel dat je niet meer gebruikt.

15.2 We zijn niet aansprakelijk voor schade doordat:

• een audit niet slaagt of een certificaat niet wordt verleend of wordt ingetrokken;
• wat je organisatie in Peilaro vastlegde niet klopte of niet voldoende was;
• een controle of bevinding niet op tijd is opgepakt, terwijl Peilaro op tijd een herinnering stuurde;
• iemand een link voor de auditor gebruikte die je organisatie zelf had gedeeld;
• een dienst waaraan je organisatie Peilaro koppelde, zoals Microsoft 365, niet beschikbaar is, iets verandert of de koppeling beëindigt;
• iemand in zo'n dienst iets wijzigt of verwijdert dat Peilaro erin zette.

15.3 Ontstaat schade doordat we een fout maken, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat je ons in de 12 maanden voor de schade hebt betaald, met een minimum van € 250. Deze beperkingen gelden niet als we de schade opzettelijk of door grove nalatigheid hebben veroorzaakt, en ze beperken geen rechten die je hebt onder dwingend consumentenrecht.

15.4 Tijdens de proefperiode en zolang je organisatie alleen-lezen is, is onze aansprakelijkheid beperkt tot € 100, met dezelfde uitzonderingen als in 15.3.

15.5 Meld schade zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 12 maanden nadat je ervan wist, bij info@peilaro.nl.

Artikel 16. Klachten

16.1 Heb je een klacht over Peilaro, mail dan naar info@peilaro.nl en beschrijf wat er is gebeurd. We bevestigen je klacht binnen 2 werkdagen en geven binnen 14 dagen een inhoudelijk antwoord. Lukt dat niet, dan laten we je weten wanneer je het wel krijgt.

16.2 Komen we er samen niet uit, dan kun je als consument naar de bevoegde rechter.

Hoofdstuk B. Extra afspraken voor zakelijke klanten

Artikel 17. De organisatie

17.1 Wie een organisatie voor een bedrijf aanmaakt, verklaart dat hij bevoegd is dat bedrijf daarbij te vertegenwoordigen. Het bedrijf is onze klant, niet de persoon die de organisatie aanmaakte.

17.2 Het managementsysteem en de andere gegevens in de organisatie horen bij het bedrijf. Vertrekt een lid, dan blijven ze in de organisatie.

17.3 Het bedrijf bepaalt wie toegang krijgt en met welke rol, en is verantwoordelijk voor wat zijn leden en de auditors met wie het een link deelt, in Peilaro doen. Verwijder leden die niet meer bij het bedrijf werken of geen toegang meer nodig hebben.

17.4 Is er onenigheid binnen een bedrijf over wie de organisatie beheert, dan volgen we de eigenaar die in Peilaro staat, tot het bedrijf ons met een bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid, zoals een uittreksel uit het Handelsregister, iets anders laat weten.

Artikel 18. Looptijd en aansprakelijkheid voor zakelijke klanten

18.1 Het herroepingsrecht (artikel 12) en artikel 11.3 gelden niet voor zakelijke klanten.

18.2 Een jaarabonnement van een zakelijke klant kan worden opgezegd tegen het einde van de lopende jaarperiode. Doe je dat niet, dan wordt het met een jaar verlengd. Een maandabonnement kan per het einde van elke maand worden opgezegd.

18.3 Bevatten de gegevens van een zakelijke klant persoonsgegevens, dan verwerken we die in opdracht van de klant. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst Peilaro, die deel uitmaakt van deze voorwaarden. De klant zorgt dat hij die gegevens aan ons mag geven.

18.4 Voor zakelijke klanten is onze aansprakelijkheid in totaal beperkt tot het bedrag dat de klant ons in de 12 maanden voor de schade heeft betaald, en tijdens de proefperiode en zolang de organisatie alleen-lezen is tot € 100. We zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste opdrachten of schade door bedrijfsstilstand, behalve bij opzet of grove nalatigheid van onze leiding.

18.5 Geschillen met zakelijke klanten worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland.

Hoofdstuk C. Slotbepalingen

Artikel 19. Als we met de dienst stoppen

19.1 Stoppen we met Peilaro, dan laten we je dat minstens 60 dagen van tevoren weten. Je kunt dan je gegevens exporteren, en we betalen het deel van je abonnement terug dat je hebt betaald maar niet meer kunt gebruiken.

19.2 Sluiten we je account omdat je je niet aan deze voorwaarden houdt, dan geven we je zo mogelijk eerst de kans je gegevens te exporteren.

Artikel 20. Overmacht

20.1 We zijn niet aansprakelijk als we onze afspraken niet kunnen nakomen door iets waar we redelijkerwijs geen invloed op hebben, zoals een grote storing bij een hosting- of e-mailprovider, een cyberaanval die we met redelijke maatregelen niet konden voorkomen, of maatregelen van de overheid. We laten je dan zo snel mogelijk weten wat er aan de hand is.

Artikel 21. Wijzigingen in deze voorwaarden

21.1 We kunnen deze voorwaarden aanpassen als Peilaro of de wet verandert. Een wijziging die jou raakt laten we je minstens 30 dagen voordat ze ingaat per e-mail weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat ze ingaat, met terugbetaling van het deel van je abonnement dat je niet meer gebruikt.

21.2 Kleine wijzigingen die niet in je nadeel zijn, zoals een verduidelijking, kunnen direct ingaan.

Artikel 22. Toepasselijk recht

22.1 Op deze voorwaarden en op elke overeenkomst met Peilaro is Nederlands recht van toepassing.

22.2 Is een bepaling in deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. We vervangen de ongeldige bepaling dan door een bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

22.3 Als er een Engelse vertaling van deze voorwaarden is en de versies verschillen, dan geldt de Nederlandse.

---

Bijlage. Modelformulier voor herroeping

Dit formulier alleen invullen en terugsturen als je als consument de overeenkomst wilt herroepen.

Aan: Klanderman ICT Advies BV (Peilaro), Pijlkruidstraat 2, 8245 JN Lelystad, info@peilaro.nl

Ik deel u hierbij mede dat ik onze overeenkomst betreffende de levering van de volgende dienst herroep: abonnement op Peilaro, [naam abonnement].

Afgesloten op: [datum]

Naam consument: ______________________

Adres consument: ______________________

E-mailadres van het account: ______________________

Handtekening (alleen als je dit formulier op papier stuurt): ______________________

Datum: ______________________