Documenten uit SharePoint en OneDrive koppelen als bewijs

Veel organisaties bewaren hun beleid, procedures en registraties in SharePoint of OneDrive. Je hoeft ze niet opnieuw te uploaden: koppel ze aan de eis die ze bewijzen.

Een document koppelen

Kopieer de link van een document of map in SharePoint of OneDrive (Delen, Link kopiëren) en plak die in het Bewijs van een eis. Peilaro maakt er een kaart van met de naam van het document, het soort bestand en wanneer het voor het laatst is gewijzigd en door wie. Kies Opslaan om de kaart in het bewijs te bewaren.

Peilaro accepteert links die beginnen met https:// en naar SharePoint (sharepoint.com) of OneDrive (onedrive.live.com of 1drv.ms) gaan. Andere tekst of links worden gewoon geplakt. Elk lid kan documenten koppelen en verwijderen. Een eis die in meerdere normen staat, toont zijn links bij elke norm.

De naam op de kaart opent het document in een nieuw tabblad. Opnieuw controleren zoekt het document nu op; Verwijderen haalt de kaart uit het bewijs. Het document zelf blijft altijd staan.

Wat Peilaro leest

Via de Microsoft-koppeling van je organisatie leest Peilaro alleen:

• de naam van het document,
• het soort bestand, zoals Word, PDF, Excel of PowerPoint,
• wanneer het voor het laatst is gewijzigd en door wie.

Peilaro bewaart de inhoud van het document niet. Het leest de inhoud alleen als je kiest voor Tekst overnemen (zie hieronder). Peilaro opent de link die je plakt nooit zelf: het vraagt Microsoft ernaar, met de eigen koppeling van je organisatie. De naam, de link en de auteur worden versleuteld bewaard.

Tekst importeren

De kaart van een Word-document (.docx) of PDF die Peilaro kan bereiken heeft Tekst overnemen. Peilaro leest het document dan via de koppeling met Microsoft en zet de tekst in het bewijs, direct onder de kaart, zodat je hem kunt bijwerken. Er wordt niets bewaard tot je kiest voor Opslaan. Het document zelf wordt niet in Peilaro bewaard: de link blijft het bewijs.

• Een PDF die een scan is, heeft geen tekst die gelezen kan worden. Peilaro meldt dat en voegt niets toe.
• Een document groter dan 20 MB wordt niet overgenomen. Kopieer in plaats daarvan het deel dat je nodig hebt.
• Als het document niet geopend kan worden, laat de kaart zien waarom.

Als een link aandacht nodig heeft

Elke link toont in woorden wat er aan de hand is als Peilaro het document niet kan bereiken:

• Geen toegang: de koppeling met Microsoft kan het document niet openen. Kijk met wie het gedeeld is.
• Niet gevonden: het document is verplaatst of verwijderd. Verwijder de link en plak de nieuwe.
• Niet gekoppeld: je organisatie heeft nog geen koppeling met Microsoft. De link blijft bewaard, zonder naam en datum.
• Koppeling verlopen: een eigenaar of beheerder koppelt Microsoft 365 opnieuw bij Koppelingen.
• Toestemming nodig: de koppeling met Microsoft is gemaakt voordat die SharePoint mocht lezen. Een eigenaar of beheerder kiest Opnieuw koppelen bij Koppelingen om dat toe te staan.
• Niet bereikbaar: Microsoft gaf geen antwoord. Probeer het later opnieuw.

Peilaro zoekt elke link één keer per week opnieuw op. Kies Opnieuw controleren om dat nu te doen. De pagina van de eis toont hoeveel links aandacht nodig hebben.

De koppeling met Microsoft

Een eigenaar of beheerder koppelt Microsoft 365 bij Koppelingen, in het accountmenu. Dezelfde koppeling werkt voor de Outlook-agenda en voor SharePoint en OneDrive. Als je de koppeling verbreekt, blijven je links bij hun eisen staan, maar zoekt Peilaro ze niet meer op: opnieuw controleren toont dan Niet gekoppeld.

In je exports

De links, met naam, datum, auteur en status, staan in je gegevensexport zoals beschreven in Je gegevens downloaden of verwijderen. Ze opnemen in de Word- en PDF-exports van je managementsysteem komt later.