De jaarplanning in je Outlook-agenda

Elke controle uit de jaarplanning, zoals een interne audit of de directiebeoordeling, kan in een Outlook-agenda komen. Je team ziet hem dan naast de andere afspraken, en je hoeft geen twee planningen bij te houden.

Koppelen

1. Een eigenaar of beheerder opent Koppelingen, in het menu onder je naam, en koppelt Microsoft 365 op de kaart bovenaan. Zie Koppelingen en de koppeling met Microsoft 365.
2. Kies op de kaart Jaarplanning in Outlook een agenda: je eigen agenda, of een gedeelde, zoals een agenda voor kwaliteit of het managementteam. Alleen agenda's waarin het gekoppelde account mag schrijven, staan in de lijst.
3. Kies een herinnering als je die wilt, bijvoorbeeld twee weken van tevoren.
4. Kies Jaarplanning in deze agenda zetten.

Binnen een minuut staat elke controle met een deadline in de agenda. De kaart toont de agenda, hoeveel controles erin staan en wanneer hij het laatst is bijgewerkt.

Wat je in Outlook ziet

Elke controle is een afspraak voor de hele dag op de deadline, als vrij getoond zodat hij niemands agenda blokkeert. In de afspraak staan de naam van de controle, de eis, wie verantwoordelijk is, de deadline en een link naar de jaarplanning in Peilaro. Hij is geschreven in de taal van wie Microsoft 365 koppelde.

Peilaro houdt de agenda bij: een nieuwe controle komt erbij, een gewijzigde naam, datum of verantwoordelijke wordt bijgewerkt en een verwijderde controle verdwijnt. Leg je bewijs vast, dan schuift de afspraak naar de volgende deadline. Dit werkt maar een kant op. Wat je in Outlook aan de afspraak verandert, wordt niet teruggelezen, en Peilaro kan het bij de volgende wijziging overschrijven. Elke nacht loopt Peilaro de hele agenda nog eens na.

Welke gegevens het gebruikt

Peilaro stuurt Microsoft de naam van elke controle, het nummer en de titel van de eis, de naam van de verantwoordelijke en de deadline. In Peilaro bewaart hij alleen de agenda die je koos, de herinnering, en per afspraak het nummer dat Microsoft eraan gaf en een vingerafdruk om te zien of hij veranderde. Uit je agenda wordt niets gelezen behalve de lijst met agenda's waaruit je kiest.

Ontkoppelen

Kies Stoppen op de kaart Jaarplanning in Outlook. Peilaro haalt zijn afspraken uit de agenda. Wil je een andere agenda of herinnering, kies die dan en kies Wijzigingen opslaan; de afspraken verhuizen mee. Ontkoppel je Microsoft 365 helemaal, dan blijven de afspraken die al in Outlook staan daar, maar ze worden niet meer bijgewerkt.