ISO-rollen

De normen verwachten dat je weet wie wat bijhoudt. In Peilaro is dat een ISO-rol, zoals de managementvertegenwoordiger of de interne auditor. Een rol is eigenaar van eisen en heeft terugkerende taken. Het is geen toegangsrecht: wat iemand in Peilaro mag, komt nog steeds van de rol als eigenaar, beheerder of lid onder Leden.

Je vindt de rollen onder je naam, bij ISO-rollen. Elk lid ziet wie welke rol heeft. Eigenaren en beheerders voegen ze toe, wijzigen ze en verdelen ze.

Begin met de voorgestelde rollen

Zijn er nog geen rollen, kies dan Voeg de voorgestelde rollen toe. Peilaro voegt de rollen toe die passen bij de normen die je hebt aangezet:

• de managementvertegenwoordiger, met de directiebeoordeling een keer per jaar (eis 9.3) en de certificatie- of controle-audit;
• de interne auditor, met de interne audit een keer per jaar (eis 9.2);
• de proceseigenaar, met een procesbeoordeling elk half jaar (eis 8.1);
• met ISO 27001 de information security officer, met de controle van toegangsrechten elk half jaar en de risicobeoordeling een keer per jaar;
• met ISO 14001 de milieucoördinator, met de evaluatie van de nalevingsverplichtingen en de beoordeling van de milieuaspecten.

De voorstellen gebruiken nummers van eisen en onze eigen woorden, nooit de tekst van de norm. Je kunt alles aanpassen. Later een norm aangezet? Kies dan nog eens Voeg de voorgestelde rollen toe: alleen de nieuwe rollen komen erbij.

Je kunt ook een eigen rol toevoegen, met een naam, een korte omschrijving en de eisen waarvan hij eigenaar is. Een hoofdstuk omvat alle eisen erin.

Geef een rol aan een collega

Kies bij een rol Wijzig wie de rol heeft en vink de collega's aan. Een rol kan meer dan een persoon hebben.

Krijgt een rol zijn eerste persoon, dan komen de taken in de jaarplanning als controles die de rol volgen. Op zo'n controle staat niemand, dus de herinnering gaat naar wie de rol op dat moment heeft. Vertrekt iemand uit je organisatie, dan gaan de rollen terug en gaan de taken naar de anderen met die rol.

Een rol die niemand heeft, staat als Nog niemand op deze pagina en onder Aandacht nodig in het overzicht. De herinneringen gaan dan naar de eigenaren en beheerders, tot iemand de rol heeft.

Belangenconflicten

Wie auditeert, auditeert geen eigen gebied en geen eigen werk. Markeer een rol daarvoor als Onafhankelijk, zoals de interne auditor. Peilaro waarschuwt je dan als de persoon met die rol:

• ook een rol heeft die eigenaar is van dezelfde eisen, of
• heeft beschreven hoe aan een van die eisen wordt voldaan, of ervoor verantwoordelijk is.

In een klein team kun je de rol toch geven: vink aan dat je doorgaat en schrijf kort waarom, bijvoorbeeld dat een externe auditor dit deel controleert. De toelichting blijft bij de rol en komt in het logboek. Een interne audit in de jaarplanning toont dezelfde waarschuwing als degene die hem doet eigenaar is van de eis.

Wie de herinneringen krijgt

Een herinnering over een controle gaat naar het lid dat erop staat. Staat er niemand op, dan gaat hij naar wie de rol van de controle heeft, daarna naar wie de rol heeft die eigenaar is van de eis, en anders naar de eigenaren en beheerders. Bevindingen zonder eigenaar volgen op dezelfde manier de rol die eigenaar is van de eis.