Checklist voor de interne audit

Een interne audit controleert of wat je hebt opgeschreven ook in de praktijk gebeurt. De checklist geeft de auditor concrete dingen om te controleren, zodat niemand met een leeg blad begint.

Een checklist maken

Ga naar Interne audit en kies Nieuwe checklist. Geef hem een titel, kies de normen en eventueel alleen een paar hoofdstukken. Vul de geplande datum en de auditor in: een collega, of de naam van iemand van buiten.

De checklist wordt geschreven uit wat je per clausule bij Hoe we voldoen hebt opgeschreven. Elke zin of elk punt van een lijst wordt een controle, bijvoorbeeld:

• "We maskeren de gegevens van gebruikers" wordt een controle in het systeem: bekijk in de database een steekproef van records en zie dat de gegevens gemaskeerd zijn.
• "Alle medewerkers volgen een training over bewustzijn" wordt een gesprek met mensen die het werk doen.
• "Bezoekers melden zich bij de balie op kantoor" wordt een observatie bij de balie zelf.

Elke controle zegt wat je controleert, hoe, met wie je praat, welk bewijs je verzamelt en hoeveel je bekijkt. Clausules die zijn uitgesloten of nog geen tekst hebben, vallen weg. Je kunt zelf controles toevoegen, wijzigen of verwijderen.

De controles worden met vaste regels geschreven, niet met AI. Ze zijn een begin: de auditor bepaalt wat genoeg is.

Hoeveel je controleert

Aantal registraties of mensen	Controleer
Tot 5	Allemaal
6 tot 50	5
51 tot 250	10
Meer dan 250	25

Kies ze willekeurig uit de hele periode, niet alleen de laatste.

Tijdens de audit

Open de checklist op je telefoon of laptop. Per controle kies je het resultaat: voldoet, kleine afwijking, grote afwijking of observatie. Voeg aantekeningen toe en maak ter plekke een foto of voeg een bestand toe. De balk bovenaan laat zien hoe ver je bent. Toon alleen de open controles om te zien wat er nog over is.

Van een kleine of grote afwijking maak je in een stap een bevinding. Die komt bij Bevindingen, met wat je controleerde als titel en je aantekeningen als omschrijving.

Het verslag

Ben je klaar, zet de checklist dan op afgerond en download hem als Word of PDF. Het verslag heeft de gegevens van de audit, het aantal controles per resultaat, elke controle met resultaat, aantekeningen en bestanden, en de bevindingen die je maakte.

Goed om te weten

• Elk lid kan aan een checklist werken. Wijzigingen staan in het activiteitenlog.
• De bestanden die je toevoegt, worden versleuteld bewaard en horen bij je data-export.