Voorbeeldteksten en bevindingen delen

Voor veel eisen heeft Peilaro een voorbeeld van hoe een organisatie aan de eis kan voldoen. Zolang een eis nog geen tekst heeft, staat het voorbeeld in het blok van de eis onder "Begin met het voorbeeld van Peilaro". Met "Gebruik dit voorbeeld" komt de tekst in de invulling, met de naam van je organisatie erin, opgeslagen zoals elke andere tekst, dus je ziet wie hem wijzigde en wanneer. Maak hem daarna je eigen.

Verbeterde voorbeelden

Peilaro verbetert zijn voorbeelden in de loop van de tijd. Als een voorbeeld waarmee je tekst begon een betere versie krijgt, toont de eis "Voorgestelde verbetering" met je tekst en de voorgestelde tekst naast elkaar, en wat er veranderde. Het lid dat verantwoordelijk is voor de eis krijgt een korte mail, of de eigenaren en beheerders als niemand verantwoordelijk is.

• "Gebruik de voorgestelde tekst" vervangt de invulling door de nieuwe versie. Het bewijs blijft zoals het is.
• "Houd mijn tekst" laat alles zoals het is.

Er verandert niets in je teksten tot iemand een van deze kiest. Onder Overzicht zie je hoeveel verbeteringen je organisatie dit jaar ontving, met een link naar de lijst.

Bevindingen delen om de voorbeelden te verbeteren

Eigenaren en beheerders kiezen op de organisatiepagina of je organisatie helpt de voorbeelden te verbeteren. Het staat uit tot een van hen het aanzet. Dat kan zodra de bijgewerkte verwerkersovereenkomst, waarin het delen beschreven staat, op dezelfde pagina is geaccepteerd. Verbeterde voorbeelden krijg je hoe dan ook.

Staat het aan en wordt een auditbevinding in Peilaro bevestigd, dan wordt een klein uittreksel bewaard:

• de norm en het eisnummer
• de versie van het voorbeeld van Peilaro waarmee je tekst begon, als dat zo is
• hoe zwaar de bevinding is (major, minor, observatie of verbetering) en of de audit intern of extern was
• een zwakte uit een vaste lijst, zoals ontbrekend bewijs of onduidelijke verantwoordelijkheden
• de maand

Wat nooit gedeeld wordt: de naam van je organisatie, je teksten, de eigen woorden van de bevinding, namen van mensen of auditors, bestanden en de precieze datum. In plaats van je organisatie heeft het uittreksel een code die met een geheime sleutel is gemaakt, zodat Peilaro kan tellen hoeveel verschillende organisaties dezelfde zwakte hadden, zonder te weten welke.

Een voorbeeld wordt pas opnieuw bekeken als minstens drie verschillende organisaties er in de afgelopen 24 maanden dezelfde zwakte bij hadden. Uittreksels ouder dan 24 maanden worden verwijderd.

Uitzetten

Een eigenaar of beheerder zet "Deel geanonimiseerde bevindingen om de voorbeeldteksten te verbeteren" uit op de organisatiepagina. Vanaf dan wordt niets meer bewaard. De uittreksels van daarvoor zijn niet naar je organisatie terug te leiden en blijven tot ze 24 maanden oud zijn.