Auditrapporten importeren

Het rapport of de checklist van een auditor bevat vaak tientallen bevindingen. In plaats van ze over te typen importeer je het rapport: Peilaro leest de bevindingen, jij controleert ze, en pas daarna worden ze aangemaakt, elk bij zijn eis en gekoppeld aan de audit.

Het rapport uploaden

Kies onder Bevindingen voor Auditrapport importeren. Kies het bestand: Excel (.xlsx), CSV, Word (.docx) of PDF. Geef daarna aan of het een interne of een externe audit is, de datum van de audit, een naam voor het rapport en, als je wilt, de auditor.

Bij Hoort bij kies je de audit waar de bevindingen bij horen:

• Bij een interne audit een van de interne audits uit je auditprogramma, of Nieuwe interne audit van dit rapport. De nieuwe audit wordt vastgelegd als gehouden op de datum van het rapport.
• Bij een externe audit een van de audits van je certificerende instelling onder Certificaten en audits, of Geen certificatie-audit.

Kies Bevindingen lezen. Er wordt nog niets opgeslagen.

Hoe Peilaro het leest

• Een spreadsheet of een tabel in Word. Peilaro herkent de kolommen aan hun kopjes, in het Nederlands of Engels: soort, ernst, eis, norm, bevinding, omschrijving, auditor, datum, eigenaar en deadline. Klopt een kolom niet, kies dan onder Kolommen de juiste en lees opnieuw. Auditors die niet in Peilaro werken, gebruiken het Excel-sjabloon dat je op dezelfde pagina downloadt.
• Een rapport van een certificerende instelling. Bevindingen die in de tekst gemarkeerd zijn, zoals [ NC: ... ], [ OFI: ... ], [ Minor: ... ], [ Major: ... ] of *** Observation: ..., worden gelezen met de eis van het kopje waar ze onder staan. De samenvatting aan het begin wordt gekoppeld aan dezelfde bevindingen in de tekst, en bevindingen van een eerdere audit blijven buiten beschouwing.
• Andere lopende tekst. Als de optionele AI voor je beschikbaar is, leest die de bevindingen uit de tekst; de tekst gaat daarheen met persoonsgegevens afgeschermd. Anders pakt Peilaro de alinea's die beginnen met de soort bevinding, zoals Kleine afwijking of Observatie.

Een gescande PDF heeft geen tekst om te lezen. Sla hem op als tekst, of gebruik het Excel-sjabloon.

Controleren en importeren

Bij elke bevinding zie je de soort, titel, omschrijving, eis, auditor, datum, eigenaar en deadline. Pas aan wat niet klopt, kies een eigenaar en een deadline, en vink uit wat geen bevinding is. Een eis die Peilaro niet in je normen vond, staat erbij zoals het rapport hem schreef, zodat je de juiste kunt kiezen.

Kies onderaan de knop om de aangevinkte bevindingen te importeren. Het rapport zelf wordt bewaard als bewijs: een intern auditrapport bij eis 9.2, een extern rapport zonder eis. Daarna toont de lijst de bevindingen van dit rapport.

Opvolgen

Een afwijking volgt het pad van de corrigerende maatregel, en Microsoft Planner krijgt een taak als je die soort daarheen stuurt. Onder de titel noemt elke bevinding zijn audit. Bij Interne audits en bij Certificaten en audits opent Bevindingen (N) de bevindingen van één audit, zodat je per audit ziet wat er nog openstaat voor de volgende.